海南企业财税 · 电子凭证管理 · 常见业务解读｜资料核验日期：2026年10月3日

本文依据财政部、国家档案局现行规范整理常见业务问题，不是10月3日新发布的政策。财会〔2020〕6号已明确电子凭证报销入账归档要求；首先要分清电子原件、截图或扫描件与纸质打印件。 [1] [3]

一、用打印件报销，电子原件仍要保存

打印件与电子文件需要分别管理；示意纸张不是发票或官方凭证。
AI生成示意图，非公司实景或真实案例。

财会〔2020〕6号规定，以电子凭证的打印件作为报销、入账及归档依据时，仍须保存对应的电子凭证。官方解读进一步说明，纸质打印件不能成为唯一凭证。因此，把票据打印装订后删掉原始电子文件，并不是完整的保存方式。

博利通建议，员工取得电子票据后，把来源可靠的原始文件按企业流程提交给财务，并核对是否成功接收；不要仅发聊天截图。纸质票据扫描后形成的电子影像，也不能直接当作原生电子凭证，原纸质凭证仍应按相应规定管理。 [1] [3]

二、可以无纸化，但不是“存个文件就行”

核对查验、审签和归档流程；画面不是税务系统或软件认证证明。
AI生成示意图，非公司实景或真实案例。

除法律、行政法规另有规定外，仅用电子凭证报销入账归档需要同时满足规定条件：凭证经查验真实合法，传输和存储安全、篡改可被发现，核算系统能完整处理凭证及元数据，具备必要审签和防重复入账功能，归档管理也符合要求。

博利通建议，先请财务和系统服务方核对现有能力，再确定适用方式。能打开文件，不等于已经满足完整的核算和档案要求；购买软件也不代表自动合规。未确认条件前，不要自行取消应有的纸质流程，更不要擅自销毁原有档案。 [1] [2]

三、交给代账机构，也要明确档案责任

交接要能核对文件和责任；示意文件夹不代表真实客户资料。
AI生成示意图，非公司实景或真实案例。

《会计档案管理办法》要求，委托中介机构代理记账时，应在书面委托合同中明确档案管理要求及相应责任。电子会计档案办理移交，还涉及元数据、文件格式与可用性核验；特殊格式档案需连同读取平台移交，不能只说“已发给会计”。

博利通建议，约定由谁收集、谁复核、谁保管，交接时核对文件数量、能否读取以及缺失项目，保留记录。更换经办人或服务机构时，按规定办理交接；日常做好权限和备份管理，避免资料仅留在个人手机、临时邮箱或失效链接里。 [2]

博利通解读与企业建议

结合企业实际建立收集、复核与保管安排，兼顾效率与资料安全。
AI生成示意图，非公司实景或真实案例。

对海南中小企业，电子化的价值是让资料完整、查找方便，而不是把打印工作简单搬到聊天群。可以先抽查几笔报销：原件在哪里，是否对应真实业务，审批记录能否找到，重复提交如何识别。发现缺口及时补正，再逐步完善流程。

海南博利通财务咨询有限公司可结合代理记账服务，协助梳理凭证交接与账务基础资料。具体归档方式应按企业条件和有关规定确定；费用确认、税前扣除或抵扣仍需分别核实，不能仅凭“有电子发票”或“已归档”就认定符合全部要求。